Как уничтожают документы бухгалтерского учета?

В ходе деятельности любой компании появляется большое количество бумажных документов, большую часть которых составляют бухгалтерские документы. Время от времени их необходимо уничтожать, так как выходят сроки их хранения. В этой статье мы рассмотрим этот процесс, а также подготовку к нему.

Отбор бумаг на уничтожение

Прежде, чем вы приступите к непосредственному уничтожению, важно разобраться, а от чего именно вы решили избавиться и вовремя ли вы это решение приняли.

Нужно понимать, что есть документы, от которых нельзя избавляться ни в коем случае. Речь идет о годовой бухгалтерской отчетности — она хранится постоянно.

Другие бумаги нужно хранить от полугода до пяти лет, в зависимости от типа. Обратите, пожалуйста, внимание, что в данном случае мы не говорим о кадровых документах и бумагах по личному составу организации, многие из них нужно хранить до 75 лет!

Оформление дел на уничтожение

Прежде, чем начнется уничтожение документов бухгалтерского учета, нужно правильно оформить их и выделить к уничтожению. То есть нельзя просто взять папки и избавиться от них. Документы из архива не могут пропасть в никуда. Их нужно правильным образом оформить: выделить к уничтожению, составить перечень и т.д. А в финале, когда процедура будет завершена, либо подготовить соответствующие акты, либо проставить отметки на актах выделения дел к уничтожению.

Процесс уничтожения документов

Сама процедура по своей сути представляет собой переработку, только проводиться она в конфиденциальной обстановке и более тщательно.

Сначала бумаги, направленные на уничтожение, очищают от металлических, текстильных и других фрагментов, которые могут случайно затесаться в стопки. Затем листы тщательно измельчаются до фракции «0», кипируются, собираются и отправляются на переварку на целлюлозно-бумажный комбинат. Все это происходит на специально выделенной территории компании, которая оказывает вам такую услугу.

Естественно, возникает вопрос, можно ли справиться своими силами? Да, это разрешено, но процедура при этом должна быть строго соблюдена. То есть сначала нужно удалить все лишние элементы (скрепки, скобы от степлера, завязки от папок, пластиковые файлы и т.д.), затем основательно измельчить листы, а после — отправить в макулатуру. Для надежности некоторые руководители предпочитают разделить измельченные части на две группы. И также важно сопроводить весь этот процесс всеми необходимыми актами и документами.

Важно отметить, что просто сдать бумаги целиком на переработку и, тем более, выкинуть их на помойку — запрещено.

checheninfo.ru