Тренды онлайн-редакторов: как компании выбирают решения для совместной работы

ДАЙДЖЕСТ:

При выборе решений для работы с онлайн-документами у компаний в приоритете удобная совместная работа, простота миграции и стабильная поддержка. Разбираем основные критерии, которыми руководствуется бизнес.

 

1. Репутация поставщика ИТ-решения: сокращение рисков и гарантия долгосрочной работы

С 2022 года иностранные сервисы массово ограничивали доступ для российских пользователей: блокировали аккаунты, отключали платежные системы или полностью сворачивали работу с корпоративными клиентами.

Вот некоторые примеры:

Microsoft — приостановили продажи продуктов и поддержку корпоративных клиентов в России, ограничили оплату подписок;
Miro — прекратили работу в России, заблокировали корпоративные аккаунты российских компаний и отключили возможность продления лицензий;
Notion — отключили регистрацию и оплату подписки из России, возможны перебои с доступом;
Amazon Web Services — прекратили регистрацию новых клиентов из России и закрыли доступ к большинству облачных сервисов;
Discord — ограничили платные функции, монетизацию и поддержку российских платежных систем;
Wix — отключили оплату и продление подписок из России, часть сайтов российских клиентов была недоступна;
Facebook Workplace — свернули корпоративное направление в России и ограничили доступ к платформе;
G Suite (Google Chat) — отключили поддержку корпоративных доменов и оплату подписок из России;
Google Workspace — прекратили работу с корпоративными клиентами, массово заблокировали аккаунты российских компаний.

В изменившихся условиях компании начали искать альтернативные инструменты для работы с онлайн-документами. На первый план вышла репутация поставщика: насколько он стабилен, как реагирует на изменения, есть ли у него опыт работы с корпоративными заказчиками.

Один из примеров качественной разработки корпоративного ПО — компания VK Tech, которая вышла на рынок еще в 2018 году. В портфеле вендора в числе других решений для бизнеса — коммуникационная платформа VK WorkSpace с почтой, календарем, мессенджером, видеозвонками, диском, интерактивной доской для совместной работы, редакторами документов и другими сервисами.

 

2. Бесшовный переход на новое решение

Переход на новое ПО требует времени, ресурсов и технической подготовки, особенно если накопленные данные хранились в облаке, а команды привыкли к определенным интерфейсам. При этом миграция не должна тормозить работу команды или мешать текущим процессам. Поэтому при выборе сервисов компании обращают внимание на технические условия и автоматизированные инструменты миграции, удобные для компании любого масштаба:

Совместимость с привычной инфраструктурой. Новый сервис должен без проблем встраиваться в эту среду, открывать файлы без искажений и поддерживать стандартные форматы документов. Такой подход позволяет обойтись без лишних настроек и не тратить ресурсы на техническую перестройку.
Сохранение данных при миграции. Критично важно сберечь накопленную информацию. Чтобы избежать потерь, сервис должен предусматривать перенос онлайн-документов.

Такой подход реализован в VK WorkSpace. Платформа предлагает проверенные сценарии миграции из популярных сервисов — Google Drive и Microsoft OneDrive.

На платформе VK WorkSpace также есть сервис Диск для хранения файлов и сервис Документы со встроенными редакторами Р7-Офис, в которых можно работать онлайн с текстами, таблицами и презентациями. Файлы Word, Excel и PowerPoint открываются корректно: поддерживаются формулы, ссылки, комментарии. Наиболее актуальные файлы становятся доступны практически сразу после миграции, а более старые версии появляются позже в соответствии с ограничением пропускной способности канала. Коллеги, у которых был доступ к файлам, получат уведомления о предоставлении доступа уже внутри VK WorkSpace. Это позволяет командам продолжить работу без остановки процессов, сбоев и лишних затрат времени.

 

3. Онбординг и поддержка сотрудников: адаптация без лишнего стресса

Новые редакторы документов должны быть устроены так, чтобы сотрудники могли начать использовать их без лишних вопросов. Понятный пользовательский интерфейс, привычная логика и надежные инструменты для рабочих процессов.

Например, сервис Документы от VK WorkSpace позволяет работать со всеми популярными форматами, а файлы можно сохранять в облако или на устройство, можно делиться ими и редактировать вместе с коллегами. В сервисе есть быстрый поиск, сортировка по типу файлов, времени и категориям. Древовидная структура папок помогает быстро найти нужный документ.

 

4. Возможности для командной работы: единое рабочее пространство и масштабируемость

По данным исследования Harvard Business Review, сотрудники могут переключаться между приложениями и окнами до 3600 раз в день — на это уходит несколько часов в неделю. Чем больше таких «разрывов», тем выше когнитивная нагрузка и больше шансов, что информация потеряется или попадет не туда. Именно поэтому компании отдают предпочтение унифицированным решениям, таким как VK WorkSpace: чтобы все инструменты были на одной платформе.

Также важна и возможность масштабирования под любые задачи. Чем крупнее компания, тем больше пользователей работают в системе одновременно. Решение должно поддерживать совместную работу команд, а именно одновременное редактирование, комментирование и автоматическое сохранение изменений.

 

5. Отказоустойчивость: стабильный доступ к онлайн-документам при любой нагрузке

Компании все чаще включают отказоустойчивость в список базовых требований к офисным решениям. Сервис должен работать стабильно — даже в условиях высокой загруженности или при сбоях на отдельных узлах.

Решения с распределенной архитектурой хранения позволяют избежать сбоев. Например, в VK Tech данные хранятся в распределенных дата-центрах, которые сертифицированы по стандарту Tier III. SLA сервисов — 99,9%, гарантированное время простоя не превышает 1,6 часа в год.

 

6. Безопасность по умолчанию: контроль, защита и конфиденциальность при работе с документами

При выборе решений для продуктивности компании оценивают не только функции, но и уровень информационной безопасности. Особенно это важно для бизнеса из регулируемых отраслей, где строго контролируются вопросы хранения и обработки данных, а также для крупных компаний, так как при масштабировании бизнеса растут и требования к информационной безопасности.

Сервисы должны быть включены в реестр отечественного ПО, обеспечивать защиту от утечек и предоставлять администраторам инструменты для настройки механизмов ИБ в соответствии с политиками компании. Например, в VK WorkSpace все файлы автоматически проверяются антивирусной системой, а администраторы могут настраивать конфиденциальность на уровне домена: разрешать или запрещать внешним пользователям просмотр и редактирование файлов.

Для большого бизнеса один из приоритетов — гибкое управление файловыми хранилищами сотрудников для контроля рисков. В VK WorkSpace реализован аудит предоставления доступов, открытий и изменений файлов: все события подробно логируются в системе. На платформе можно выдавать права на просмотр и редактирование файлов, разграничивать доступы внутри команды, а также для внешних пользователей, защищать файлы паролями, задавать срок действия ссылок и количество скачиваний.

 

Реквизиты:

ООО «ВК Цифровые Технологии», ИНН 7714415613, ОГРН 5177746017158, Юридический адрес 125167 г. Москва, Ленинградский проспект д.39, строение 79, этаж 17. 

2GHbkqcL4G3

checheninfo.ru